업무용 이메일에서보다 전문적으로 들리는 3 가지 팁

현대에는 직장 동료, 상사, 클라이언트 등에 이메일을 보내야 할 수도 있습니다.

귀하의 이메일은 단순한 메시지가 아닙니다. 그것은 당신이 전문 직원으로서 누구인지를 나타냅니다. 따라서 전송 된 각 이메일이 잘 작성되고 읽기 쉬운 지 확인해야합니다.

회사에서 Microsoft Outlook과 같은 특정 프로그램을 사용하는 경우 신청 방법을 배우고 싶을 수 있습니다. 메시지 서식 . 메시징에 사용하는 플랫폼에 관계없이 전자 메일에서 보내기를 클릭하기 전에 염두에 두어야 할 다양한 필수 팁이 있습니다.

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전문 분야에서 기능하는 것은 누구에게나 어려울 수 있지만, 특히 정신 질환의 증상이나 기타 정신 건강 문제를 관리하는 사람들에게는 더욱 그렇습니다.

다행히도 이러한 스트레스 요인을 관리하고, 좋은 대처 메커니즘을 개발하고, 감정을 공유하는 데 도움이되는 온라인 도구가 많이 있습니다. 여기를 클릭하세요 필요한 경우 치료에 대한 추가 통찰력과 접근을 제공 할 수있는 자세한 정보 및 기사를 참조하십시오.

업무용 이메일 교정

마음대로 사용할 수있는 가장 중요하고 가치있는 도구는 교정입니다. 이메일을 보내는 것에 대해 생각하기 전에 중요한 질문을 고려하십시오. 이메일이 문법적이고 논리적으로 의미가 있습니까?

가능한 경우 이메일에 미리 만들어진 맞춤법 검사기를 사용하여 문법 오류가 있는지 확인합니다. 맞춤법 검사기가 의심 스럽다면 온라인 사전과 같은 외부 리소스를 사용하는 것을 두려워하지 마십시오.

주의해야 할 기타 문법 오류는 다음과 같습니다.

• 대문자의 잘못된 사용
• 잘못된 구두점 사용 (쉼표, 세미콜론 등)
• 전문적인 환경에 부적절한 쓰기 스타일 및 어조
• 고유 명사의 잘못된 사용 – 이것은 다른 사람에게 말할 때 특히 중요합니다. 중요한 사람 (또는 무언가)의 이름을 잘못 입력하는 것보다 더 창피한 것은 거의 없습니다!

이메일이 준비되면 큰 소리로 읽어보고 의미가 있는지 확인하십시오. 때때로, 단순히 소리가 나는 방식으로 문장이 꺼져 있는지 알 수 있습니다.

여기에서 이메일의 전체 흐름이 일관되도록 수정할 수 있습니다.

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마지막으로 시간이 있으면 이메일을 초안으로 저장하고 멀리 떨어져 있습니다. 직계 친구 나 가족에게 이메일을 읽고 오류가 있는지 확인하도록 요청할 수도 있습니다.

좋은 경험 법칙은 메시지의 모든 내용을 최대한 교정하고 재고했다는 확신이있을 때만 send를 누르는 것입니다.

업무용 이메일을 간결하게 작성

회사의 모든 직원은 자신의 책임을 지킬 책임이 있으므로 간결한 이메일을 작성하여 시간을 존중하는 것이 좋습니다. 짧고, 달콤하고, 요점으로 만들면 즉시 명확한 답변을 받고 하루를 계속할 수 있습니다.

먼저 메시지에 짧고 이해하기 쉬운 단락이 포함되어 있는지 확인하십시오. 사실, 각 문단은 두 문장을 넘지 않아도됩니다.

이메일에 전체 길이 단락을 여러 개 작성해야한다고 가정 해 보겠습니다. 이 경우 혼란과 오해를 최소화하기 위해 이메일을 보내는 사람과 직접 만나는 일정을 고려할 수 있습니다.

각 단락에 관련 정보 만 포함되어 있는지 확인하십시오. 받는 사람이 메시지를 이해하는 데 도움이 될 수있는 사소한 세부 사항을 포함하고 싶지만 해당 부록을 잘라 내면 짧고 직접적인 이메일을 만들 수 있습니다.

이러한 유형의 메시지는 종종 독자가 이해하기 훨씬 쉬우 며, 수신 측은 필요한 경우 응답으로 명확한 질문을 할 것입니다.

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간결한 언어를 사용하는 또 다른 유용한 방법은 동사를 경계하는 것입니다. 예를 들어 보고서를 보낼 수 있기를 원하는 것과 같이 보고서를 보내는 것으로 단축 할 수 있습니다.

이 시나리오에서는 to be 동사를 제거하고 단어를 제거하는 활성 동사로 대체합니다.

존중하는 어조로 쓰기

무엇보다도 메시지를 정중하게 전달하십시오.

이메일의 공격은 수신자가 직접 말하지 않기 때문에 비열한 것처럼 보일 수 있습니다. 부정성과 긍정 성의 균형을 맞추면 나쁜 소식을 전할 때에도 우발적 인 어조를 피할 수 있습니다.

예를 들어 직원의 성과를 비판하고 싶다면 긍정적 인 말로 시작하고 비판으로 끝낼 수 있습니다.

또한 사용을 피하지만 . 그것은 문장의 전반부를 부정하므로 긍정적 인 것으로 시작하더라도 사용하지만 누군가가 당신이 부정확하다고 생각하게 만들 수 있습니다. 따라서 두 문장이 모두 참이되도록 but with and를 바꾸십시오.

불일치 설정 afk 채널

메시지 끝에 짧은 서명을 포함 할 수도 있습니다. 이러한 서명은 중요한 연락처 및 개인 정보를받는 사람에게 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

원하는 경우 이메일 설정으로 이동하여 이름, 연락처 전화 번호 및 기타 제휴 사이트가 포함 된 서명을 설정하세요.

회사에 로고가있는 경우 시각적 개체를 서명의 일부로 통합하는 것을 고려할 수 있습니다. 그 결과 정중 한 어조를 유지하는 전문적이고 전문적인 이메일이 생성됩니다.

결론

명심해야 할 주요 사항 중 하나는보다 평범한 이메일에서도 최대한 짧고 간결하며 오류없는 메시지를 만드는 것입니다. 그렇게함으로써 당신은 당신이 상사를 존중한다는 것을 보여줄 것이며, 당신은 다른 사람들이 당신을보기를 바라는 진정한 전문가임을 스스로에게 말하게 될 것입니다.