업무용 이메일에서 보다 전문적으로 들리도록 하는 3가지 팁

현대에는 직장 동료, 상사, 고객 등에게 이메일을 보내야 할 수 있습니다.

귀하의 이메일은 단순한 메시지가 아닙니다. 그것은 당신이 전문 직원으로서 누구인지를 나타냅니다. 따라서 보낸 각 이메일이 잘 작성되고 읽기 쉬운지 확인하고 싶습니다.

회사에서 Microsoft Outlook과 같은 특정 프로그램을 사용하는 경우 지원 방법을 배우고 싶을 수 있습니다. 메시지 형식 . 메시징에 사용하는 플랫폼에 관계없이 이메일에서 보내기를 클릭하기 전에 염두에 두어야 할 다양한 필수 팁이 있습니다.

전문 분야에서 일하는 것은 누구에게나 어려울 수 있지만 아마도 특히 정신 질환이나 기타 정신 건강 문제의 증상을 관리하는 사람들에게 가장 어려울 수 있습니다.

다행스럽게도 이러한 스트레스 요인을 관리하고, 좋은 대처 메커니즘을 개발하고, 감정을 공유하는 데 도움이 되는 온라인 도구가 많이 있습니다. 여기를 클릭 필요한 경우 치료에 대한 추가 통찰력과 접근을 제공할 수 있는 추가 정보 및 기사를 참조하십시오.

업무 이메일 교정

당신이 처분할 수 있는 가장 중요하고 가치 있는 도구는 교정입니다. 이메일 보내기에 대해 생각하기 전에 중요한 질문을 고려하십시오. 이메일이 문법적이고 논리적으로 의미가 있습니까?

사용 가능한 경우 이메일에 미리 빌드된 맞춤법 검사기를 사용하여 문법적 실수가 있는지 확인합니다. 맞춤법 검사기가 의심스럽다면 외부 리소스(예: 온라인 사전)를 활용하는 것을 두려워하지 마십시오.

주의해야 할 기타 문법 오류는 다음과 같습니다.

• 대문자의 잘못된 사용
• 구두점의 잘못된 사용(쉼표, 세미콜론 등)
• 전문적인 설정에 적합하지 않은 작문 스타일 및 어조
• 고유 명사의 잘못된 사용 – 이것은 특히 다른 사람에게 말할 때 중요합니다. 중요한 사람(또는 무언가)의 이름을 철자를 틀리는 것보다 더 당혹스러운 일은 거의 없습니다!

이메일이 준비되면 소리 내어 읽고 의미가 있는지 확인하십시오. 때로는 단순히 소리만 보고 문장이 '오프'인지 알 수 있습니다.

여기에서 이메일의 전체 흐름이 일관되도록 수정할 수 있습니다.

마지막으로, 시간이 있다면 이메일을 초안으로 저장하고 멀리 떠나십시오. 가까운 친구나 가족에게 이메일을 읽어달라고 요청하여 오류를 발견했는지 확인할 수도 있습니다.

경험에 따르면 최선을 다해 메시지의 모든 내용을 교정하고 재고했다고 확신할 때만 '보내기'를 누르는 것이 좋습니다.

업무용 이메일을 간결하게 작성하세요

회사의 모든 사람은 지켜야 할 책임이 있으므로 간결한 이메일을 만들어 시간을 존중하는 것이 좋습니다. 짧고, 달콤하고, 요점으로 만들면 즉시 명확한 답변을 얻고 하루를 계속할 수 있습니다.

첫째, 메시지에 짧고 이해하기 쉬운 단락이 포함되어 있는지 확인하십시오. 사실, 각 단락은 두 문장보다 길 필요가 없습니다.

이메일에서 전체 길이의 단락을 여러 개 작성해야 한다고 가정합니다. 이 경우 혼란과 잘못된 의사 소통을 최소화하기 위해 이메일을 보내는 사람과 직접 회의를 예약하는 것을 고려할 수 있습니다.

각 단락에 관련 정보만 포함되어 있는지 확인하십시오. 받는 사람이 메시지를 이해하는 데 도움이 될 수 있는 작은 세부 사항을 통합하는 것이 유혹적이지만 이러한 부록을 제외하면 짧고 직접적인 이메일을 만들 수 있습니다.

이러한 유형의 메시지는 종종 독자가 훨씬 더 쉽게 이해할 수 있으며, 필요한 경우 수신자가 답변으로 명확한 질문을 할 것입니다.

간결한 언어를 사용하는 또 다른 유용한 방법은 'to be' 동사를 조심하는 것입니다. 예를 들어 '보고서를 보낼 수 있기를 원합니다'와 같은 내용은 '보고서를 보내고 있습니다'로 줄일 수 있습니다.

이 시나리오에서는 'to be' 동사를 제거하고 장황함을 제거하는 능동 동사로 대체합니다.

존중하는 어조로 작성

무엇보다 메시지를 정중하게 전달하십시오.

받는 사람이 당신에게 직접 말하지 않기 때문에 이메일의 공격성은 비열한 것으로 보일 수 있습니다. 부정적인 소식과 긍정적인 소식의 균형을 맞추면 나쁜 소식을 전할 때도 이러한 우발적인 어조를 피할 수 있습니다.

예를 들어, 직원의 성과를 비판하고 싶다면 긍정적인 말로 문장을 시작하고 비판으로 끝낼 수 있습니다.

추가적으로, '그러나'를 사용하지 마십시오 . 그것은 문장의 전반부를 부정하므로 긍정적인 것으로 시작하더라도 '그러나'를 사용하면 누군가가 당신이 정직하지 않다고 생각할 수 있습니다. 따라서 '그러나'를 'and'로 바꾸면 두 문장이 모두 참이 됩니다.

메시지 끝에 짧은 서명을 포함하는 것을 고려할 수도 있습니다. 이러한 서명은 중요한 연락처 및 개인 정보를 받는 사람에게 전달하는 데 도움이 될 수 있습니다.

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원하는 경우 이메일 설정으로 이동하여 귀하의 이름, 연락처 전화번호 및 귀하와 관련된 기타 사이트를 포함하는 서명을 설정하십시오.

회사에 로고가 있는 경우 시각적 개체를 서명의 일부로 포함하는 것을 고려할 수 있습니다. 그 결과 정중한 어조를 유지하면서 전문적으로 들리고 보이는 이메일이 됩니다.

결론

명심해야 할 주요 사항 중 하나는 일상적인 이메일에서도 최대한 짧고 간결하며 오류 없는 메시지를 작성하는 것입니다. 그렇게 함으로써 당신은 상사를 존경한다는 것을 상사에게 보여줄 것이고, 당신은 다른 사람들이 당신을 보기를 바라는 진정한 전문가라고 스스로에게 말하게 될 것입니다.